Personvernerklæring

Personvern i FIRST Fondene

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som enkeltperson. Det kan være navn, telefonnummer eller en vurdering.

For FIRST Fondene («FIRST», «oss», «vi») er det viktig at du vet hvilke opplysninger vi innhenter og hvordan vi ivaretar ditt personvern. Denne personvernerklæringen forteller om hvordan FIRST Fondene samler inn og bruker personopplysninger.

Hvilke opplysninger vi har om deg

Opplysninger som gis av deg. Når du benytter deg av våre tjenester, samler vi typisk inn følgende opplysninger om deg:

Kontaktinformasjon, som navn, bostedsadresse, epostadresse og telefonnummer.

Identitetsinformasjon, som fødselsnummer, alder og identifikasjonsdokumenter. Opplysninger om familieforhold, som sivilstatus og familiesituasjon.

Arbeidssituasjon og utdanning, som arbeidserfaring, nåværende arbeidsgiver, utdannelse og investeringskunnskap og investeringserfaring.

Finansielle opplysninger, som informasjon om formue, gjeld, årlig inntekt, og informasjon om midlenes opprinnelse.

Informasjon om investeringsmål, som opplysninger om formålet med investeringen, investeringshorisont, risikotoleranse og risikoprofil.

Informasjon om tilknyttede parter, dvs. om personer som påvirkes avtaleforholdet vi har med deg, f.eks. disponenter.

Kommunikasjon, som når du kontakter oss og har dialog med oss.

Opplysninger vi samler inn om deg.

Ved at du bruker våre tjenester, samler vi typisk inn følgende opplysninger om deg:

Teknisk informasjon, som type pc/mobil, internettkobling, operativsystem, nettleser og IP-adresse. Disse opplysningene samler vi inn ved bruk av cookies (se vår cookiepolicy).

Advarsler, dvs. advarsler gitt til deg om at investeringstjenesten eller produktkjøpet anses uegnet eller advarsler om at det ikke er gitt tilstrekkelige opplysninger til å gjennomføre en egnethetsvurdering.Disse opplysningene samler vi inn ved at våre ansatte utarbeider advarsler.

Investeringshistorikk, dvs. informasjon om hvilke investeringer vi har foretatt på dine vegne. Slik historikk lager vi i selskapet.

Kredittopplysninger, som opplysninger om inntekt, skatteligning, eierskap, næringsinteresser og betalingsanmerkninger. Disse opplysningene samler vi inn fra kredittbyråer.

Antihvitvaskingsopplysninger, dvs. informasjon om politisk eksponering og sanksjoner som vi samler inn fra PEP- (Politically Exposed Person) og sanksjonslister.

Hvordan vi bruker personopplysninger

1. For å verifisere identiteten din. Til dette formålet bruker vi kontaktinformasjon og identitetsinformasjon.

2. Antihvitvasking. Vi vil behandle personopplysninger med formål å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger og for å oppfylle undersøkelses- og rapporteringsplikten for mistenkelige transaksjoner. Til dette formålet bruker vi identitetsinformasjon og antihvitvaskingsopplysninger.

3. For å gjennomføre egnethetstester og risikoklassifisering. Til dette formålet bruker vi identitetsinformasjon, arbeidssituasjon og utdanning, finansielle opplysninger, informasjon om investeringsmål og kredittopplysninger.

4. For å levere investeringstjenester og øvrige tjenester. Til dette formålet bruker vi kontaktinformasjon, identitetsinformasjon, finansielle opplysninger, informasjon om investeringsmål, investeringshistorikk og informasjon om tilknyttede parter.

5. For å administrere ditt kundeforhold. Til dette formålet bruker vi kontaktinformasjon, finansielle opplysninger, informasjon om investeringsmål og investeringshistorikk.

6. For bokføringsformål. Til dette formålet bruker vi investeringshistorikk.
7. For å forbedre din brukeropplevelse på våre plattformer. Til dette formålet bruker vi teknisk informasjon og bruksinformasjon.
8.  For å sende deg månedsrapporter
   Til dette formålet bruker vi kontaktinformasjon og investeringshistorikk.
9. Prospektering og tilpasset markedsføring og informasjon. Vi bruker opplysninger vi samler inn om deg til å kontakte deg for å tilby deg rådgivning og tjenester tilpasset din økonomiske situasjon og sende deg invitasjoner til våre seminarer osv. Til dette formålet bruker vi kontaktopplysninger, finansielle opplysninger, arbeidssituasjon og utdanning og
   investeringshistorikk. Det rettslige grunnlaget for formål 1, 2, 3, 4, og 5 er at det er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg og for å oppfylle våre rettslige forpliktelser (som AIF-loven, gjeldende verdipapirhandellov, hvitvaskingsloven og bokføringsloven). Det rettslige grunnlaget for formål 6 er å overholde våre forpliktelser knyttet til investeringstjenester i gjeldende verdipapirhandellov og vår berettigete interesse i å dokumentere vår fondsforvaltning.

   Det rettslige grunnlaget for formål 7 er fordi det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter bokføringsloven. Det rettslige grunnlaget for formål 8 er vår legitime interesse i å drive produktutvikling. Det rettslige grunnlaget for formål 9 er fordi det er nødvendig for å overholde vår avtale med deg og vår berettigete interesse i å tilby deg månedlig oversikt over dine investeringer. FIRST vil ikke sende disse rapportene til andre enn kunder som har et etablert kundeforhold til selskapet. Det rettslige grunnlaget for formål 10 er vår legitime interesse i å tilby deg tilpassede tilbud og informasjon. Vi har rett til å sende deg markedsføring om våre tjenester tilsvarende de tjenester kundeforholdet bygger på dersom vi har et eksisterende kundeforhold med deg. I forbindelse med markedsføring til eksisterende kunder har vi rett til å bruke nøytrale opplysninger slik som kontaktopplysninger, fødselsdato og informasjon om hvilke produkter og tjenester du har inngått avtale om. Hvis vi ikke har et eksisterende kundeforhold med deg, vil vi ikke sende deg elektronisk markedsføring med mindre du har samtykket til dette.

   Du kan når som helst trekke dine eventuelle samtykker tilbake. Du kan dessuten gi oss beskjed om at du ikke ønsker at vi bruker opplysninger om deg til prospektering og heller velge å motta generell markedsføring og informasjon. For å forbedre din brukeropplevelse på våre plattformer. For å sende deg månedsrapporter, prospektering og tilpasset markedsføring og informasjon.

   Hvem deler vi personopplysningene med

   FIRST deler personopplysninger med våre leverandører, i den utstrekning det er nødvendig for å yte vår tjeneste til deg. Dette gjelder blant annet Centevo AB (vår leverandør av porteføljesystem), KODEKS (driftsleverandør av www.firstfondene.no), Intility (som er vår leverandør av IT drift etc.) , Super Office(som er vår leverandør av CRM system), og Trapets AB (vår leverandør av systemer for screening av kunder).

   Det er inngått databehandleravtaler mellom FIRST og leverandørene som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

   Vi vil kunne utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter og andre utenforstående dersom vi er pålagt å gjøre dette.

   Hvor lenge lagrer vi opplysningene

   Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig. Dette innebærer typisk at vi sletter:

   Kontaktinformasjon, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Identitetsinformasjon, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Opplysninger om familieforhold, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Arbeidssituasjon og utdanning, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Finansielle opplysninger, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Informasjon om investeringsmål, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Informasjon om tilknyttede parter, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Kommunikasjon, fem år etter kundeforholdets opphør dersom kommunikasjonen knytter seg til ytelse av investeringstjenester eller investeringsvirksomhet, med mindre Finanstilsynet har pålagt lengre oppbevaringstid. Annen kommunikasjon lagres i tre år.

   Teknisk informasjon, innen 6 måneder.

   Advarsler, innen etter fem år.

   Investeringshistorikk, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Kredittopplysninger, fem år etter kundeforholdets opphør.

   Antihvitvaskingsopplysninger, fem år etter kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført. Vi vil uansett lagre opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.

   Dine personvernrettigheter

   Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med vår compliance-ansvarlig. Kontaktinformasjonen finner du sist i dette dokumentet. Dine rettigheter omfatter:

   Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.

   Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.

   Korrigering. Rette og supplere opplysninger om deg.

   Sletting. Be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.

   Begrensning. Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.

   Dataportabilitet. Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

   Innsigelse. Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger for direkte markedsføring, inkludert profilering. Du kan også motsette deg å være gjenstand for individuelle avgjørelser av rettslig karakter som utelukkende er automatisert.

   Reservasjon. Dersom du ikke ønsker tilbud fra oss, kan du reservere deg. Du kan velge å reservere deg mot all markedsføring eller kun for markedsføring fra spesifikke kanaler som for eksempel telefon eller epost. I tillegg kan du selv styre hvilke varslinger du mottar på e-post og SMS i nettbanken din

   Skjermingsrett. Du kan søke om at kun et begrenset antall ansatte i FIRST skal ha tilgang til, og innsyn i dine kundeopplysninger. Vi gjør deg oppmerksom på at skjermingen innebærer en vesentlig reduksjon av FIRSTs tilgjengelighet overfor deg som kunde, slik at du må ta dette meget nøye i betraktning. Det vil kun være et fåtall ansatte som vil kunne betjene deg.

   Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.

   Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet.

   Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

   Mistanke om uautorisert innsyn

   Du må konferere med en av våre rådgivere dersom du har mistanke om at det har skjedd uautorisert innsyn fra en av våre ansatte. Rådgiver vil bistå deg ved bestilling av en utredning. Dersom det avdekkes at din mistanke er berettiget, vil du bli underrettet om det. Du vil få informasjon om at saken blir håndtert av FIRST, samt at den rapporteres til Datatilsynet.

   Endringer i personvernerklæringen

   Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.

   Informasjonskapsler

   Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Se her for en nærmere beskrivelse av hvordan FIRST Fondene bruker informasjonskapsler.

   Kontaktinformasjon

   Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Du kan bruke følgende kontaktinformasjon:

   Kontaktperson: Alexander Borge.

   Telefonnummer: 22 01 55 00

   E-postadresse: compliance@firstfondene.no

   Adresse: Munkedamsveien 45, 0250 Oslo, Norge